Электронный документооборот это просто и удобно

27 марта 2020

Новости

Папки, стопки, архивы. Все мы устали от бумаги. И стремимся к тому, чтобы бумажных документов становилось все меньше. Мы хотим, чтобы и наша, и ваша работа стала проще. Чтобы акты и счета-фактуры приходили моментально.

Компания СТК-НОВА предлагает Вам внедрить электронный документооборот с клиентами.

Специалисты компании помогут установить, настроить любую из выбранных программ для Электронного документооборота:

М.Е.Doc ЭДО:

Не интегрирован в BAS.
Предназначен для обмена документами с контрагентами в электронном виде (свыше 50 первичных документов в месяц).
Работает на ОС Windows.

ДОКМЕН.PNG

FREDO ДокМен:

Интегрирован в BAS.
Для простого документооборота в небольших компаниях.
Работает на ОС Windows.

FlyDoc:

Обмен электронными документами непосредственно из программ для автоматизации бизнеса через сервер обмена электронными документами ПТАХ.
Интегрируется в BAS.
Для средних и больших компаний со сложным документооборотом.
Работает в любой операционной системе (Microsoft Windows, Linux, Mac OS X) и базе данных (Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database)

Как работает ЭДО?

Все эти сервисы работают через общую платформу ПТАХ. Если Вы отправили свой документ через М.Е.Doc ЭДО, FREDO ДокМен или FlyDoc, то Ваш контрагент сможет его получить в любой из этих сервисов.

Рассмотрим обмен первичными документами на примере контрагента "А" и контрагента "Б".

1. Контрагент "А" создает необходимый документ в программе (М.Е.Doc ЭДО, FREDO ДокМен или FlyDoc) или импортирует из программы BAS. Документ автоматически проверяется с помощью встроенных алгоритмов проверки и хранится в базе данных программы M.E.Doc, FREDO ДокМен (кроме FlyDoc потому, что это сервис встраивается в BAS). Далее его можно подписать электронной цифровой подписью и отправить контрагенту "Б".

При приеме документа контрагентом "Б" автоматически генерируется и отсылается контрагенту "А" отчет о доставке документа.

2. Получив электронный документ, контрагент "Б" может:

"Затвердити документ" - выбирается при условии, что полученный документ не содержит ошибок и полностью устраивает контрагента "Б" (при этом отправителю документа, т.е. контрагенту "А", будет автоматически отправлено сообщение о подтверждении документа).
"Відмовити у прийомі" - выбирается при наличии в документе ошибок. В этом случае необходимо указать причину отклонения документа. Контрагенту "А" будет автоматически отправлено сообщение об отклонении документа с указанием причины отказа.

ЭДО.png

Электронный документооборот в M. E. Doc

1 Шаг: Открываем раздел Первинні документи/Реєстр первинних документів

2 Шаг: Нажимаем Створити/Первинний документ

Медок_2.PNG

3 Шаг: Откроется окно выбора всех доступных документов. Выберем, например, Рахунок-фактура и нажмем Створити.

Медок_3.PNG

4 Шаг: Заполняем документ

Медок_4.PNG

5 Шаг: Подписываем документ

Медок_5.PNG Медок_6.PNG Медок_7.PNG

6 Шаг: Отправляем документ контрагенту

Медок_8.PNG

Медок_9.PNG

Если у Вас уже есть M.E. Doc и BAS:

Достаточно приобрести M.E. Doc Модуль "Интеграции c учетными системами" - поможет сразу загружать данные в BAS.
М.Е.Dос.Интеграция - это модуль, который обеспечивает правильную передачу данных между всеми известными учетными системами и облегчает ежедневную работу бухгалтера.

Преимущества модуля Интеграция с учетными системами от M.E.Doc

Умеет: передавать и принимать первичные документы.
Работает: со всеми бухгалтерскими системами.
Помогает: автоматически переносить регламентированную отчетность.
Позволяет: импортировать налоговые накладные группами.
Переносит: любые данные из Вашей учетной системы в M.E.Doc.

Электронный документооборот с FREDO ДокМен

Преимущества использования сервиса FREDO ДокМен:

Прямая интеграция с типичными конфигурациями систем автоматизации бизнеса (BAS, UA- Бюджет).
Обмен между контрагентами счетами, актами выполненных работ и товарными накладными непосредственно из конфигураций.
Подпись, шифровка и отправка документов контрагентам-пользователям, которые используют сервис FREDO ДокМен, M.E.Doc, Сота, FlyDoc через платформу ПТАХ.
Возможность работы в сетевом варианте.
Простота и удобство в использовании.

Если у Вас есть программа BAS и небольшой документооборот (до 50 документов в месяц) - FREDO Докмен Вам подойдет. FREDO Докмен уже встроен в программы BAS.

Рассмотрим ЭДО с FREDO ДокМен пошагово:

1 Шаг: Модуль Реестр первичных документов расположен в разделе Отчетность.

ДокМен_1.png

2 Шаг: На панели инструментов нажмите кнопку Создать Первичный документ.

ДокМен_2.gif

Откроется окно Создания отчета, которое содержит перечень шаблонов первичных документов - счетов, товарных накладных, актов выполненных работ

ДокМен_4.gif

3 Шаг: В отдельном окне откроется бланк документа, который нужно заполнить.

Шаблоны первичных документов созданы разработчиком программы. Поля, доступные для заполнения, выделены желтым цветом. При открытии шаблона заполняются поля данными из карточки учреждения - название, код ЕДРПОУ, реквизити банковского счета, адрес. Для упрощения заполнения других полей подключены справочники - контрагентов, номенклатуры, сотрудников.

ДокМен_5.gif

4 Шаг: Подписать и отправить документ

При выполнении команды Передать на подпись, Подписать или Отправить, для первичного документа понадобится наличие комплектов ЭЦП.

Отправить первичный документ контрагенту возможно из окна открытого документа - командой Файл Отправить или нажать на кнопку Отправить на панели инструментов.

ДокМен_отправка.png

Как загрузить документы из FREDO ДокМен в BAS?

Загрузка входящих первичных документов происходит при нажатии на кнопку «Загрузить документы» нижней панели обработки «Загрузка входящих первичных документов из «FREDO ДокМен»»

После нажатия на кнопку «Загрузить документы из FREDO ДокМен» будут автоматически сформированы документы «Счет на оплату поставщика». Открыть сформированный документ можно непосредственно из обработки, нажав на документ в колонке «Ссылка»

В сформированном документе «Счет на оплату поставщика» автоматически заполнится контрагент, колонка «Наименование поставщика» и суммы по счету. В колонке «Наименование поставщика» отображается то наименование товара, которое указано в счете поставщика. Далее необходимо вручную заполнить колонку «Номенклатура», указав в ней наименование из справочника «Номенклатура», которое соответствует наименованию номенклатуры поставщика.

FlyDoc - электронный документооборот не выходя из BAS

Программа FlyDoc - сервис обмена электронными документами, который позволяет организовать отправку и прием электронных документов осуществлять подтверждение или отклонение документов с использованием электронных квитанций непосредственно из бухгалтерской или управленческой базы.

Функциональные возможности FlyDoc:

создание электронных документов на основе учетных документов;
создание учетных документов на основе входных электронных документов;
подписание, отправление, согласование и отклонение документов непосредственно из учетной системы;
использование средств электронной цифровой подписи (ЕП) для подписание электронных документов;
групповое подписание и отправление документов;
проверка сертификатов и установление отметки времени при подписании документа;
автоматический прием входных сообщений и отправление документов;
подписание документа с проверкой сертификатов и наложением отметки времени;
отражение факсимиле на электронных документах;
отражение несоответствия в учетных документах и электронных документах.

1 Шаг: Открываем рабочий стол FlyDoc - интерфейс области для работы с документами
ФлайДок_1.PNG

1 - меню для настройки работы подсистемы;
2 - область для работы с документами;
3 - журнал событий по работе с документами;
4 - область отражения служебных сообщений, которые информируют о всех действиях пользователя в программе, успешно выполненные операции, ошибки и тому подобное;
5 - область для создания фильтров отражения документов;
6 - область для создания запросов и пересмотра выдержек относительно регистрационного лимита ГНС;
7 - область отражения сообщений по документам.

2 Шаг: Создание и отправка документа в подсистеме FlyDoc

Для создания документа в меню программы, BAS выберите Продажа - Реализация товаров и услуг. Откроется окно для создания документа:

ФлайДок_2.PNG

3 Шаг: Нажмите Добавить и выберите вид операции для документа. Будет создан новый учетный документ:

ФлайДок_3.PNG

Нажмите кнопку Обновить на рабочем столе FlyDoc. Документ отразится в таблице:

ФлайДок_4.PNG

Чтобы просмотреть документ - нажмите 2 раза левой кнопкой мыши на строке документа, или выберите документ в списке и нажмите кнопку Открыть:

ФлайДок_5.PNG

К электронному документа возможно добавлять вложение - файлы любого формата (например, txt, rtf, doc, pdf, jpeg и тому подобное). К электронному документу возможно прикрепить 3 вложения общим размером не больше 20 Мб.

ФлайДок_6.PNG

4 Шаг: Подписываем и отправляем документ: выберите в таблице исходный учетный документ (или несколько документов) и нажмите Подписать и отправить

ФлайДок_7.PNG

Документ отправлен контрагенту.

Если у вас остались вопросы, пожалуйста, обращайтесь по телефонам, которые указаны ниже:

(057)754-77-00
(098)514-77-78
(093)214-77-78
(050)714-77-78
(050)174-77-78

Задайте консультанту любой интересующий Вас вопрос заполнив форму!

Заказать услугу

FAQ

Какой будет стоимость интеграции M.E.DOC с программами BAS?

Есть готовое решение - M.E.DOC Модуль Интеграции со всеми видами учетных систем стоимостью 750 грн/год.

Какой будет стоимость интеграции FREDO ДокМен с программами BAS?

Бесплатно. Уже интегрирована в основные решения.

Какой будет стоимость интеграции FlyDoc с программами BAS?

Интеграция FlyDoc с программами BAS от 1760 грн

Какой будет стоимость настройки одного вида документов, чтобы на основании учетного документа можно было создать электронный документ?

1520-2280 грн. В зависимости от сложности вида документа для Flydoc.

3040 - 3800 грн для FREDO ДокМен. И нужно будет снимать конфигурацию с автоматической поддержки.

Какой будет стоимость настройки одного вида документа, чтобы на основании электронного документа можно было создать учетный документ?

1760 - 2640 грн. В зависимости от сложности вида документа для Flydoc.

Бесплатно для FREDO ДокМен, если форматы документов у контрагентов совпадают.
3520 - 4400 грн для FREDO ДокМен, если форматы не совпадают. И нужно будет снимать конфигурацию с автоматической поддержки.

Какую систему электронного документооборота лучше выбрать?

Нет однозначного ответа - мы для себя выбрали Flydoc, чтобы не использовать промежуточные базы при обмене документами с контрагентами. М. E. Doc и FREDO Звіт используем для сдачи регламентированной отчетности. И создавать и подписывать документы можно сразу в BAS.

FREDO ДокМен интересен тем, что он уже интегрирован в основные программы. Но обмен предполагает, что у контрагента также документы отправляются через BAS и используется типовой шаблон. В ином случае, необходимо будет выполнять доработку загрузки. И в качестве системы сдачи электронной отчетности должен быть установлен FREDO Звіт. Создавать документы необходимо в BAS. Подписывать во FREDO ДокМен.

М. E. Doc. Модуль ЭДО интересен будет тем, у кого уже установлен М. E. Doc. Очень приятный и красивый интерфейс. Создавать документы необходимо в BAS. Подписывать в М. E. Doc. Если у контрагентов форматы обменов совпадают, то настраивается все быстро за 10 минут.

Что такое FREDO Звіт, как воспользоваться данным сервисом?

В рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС) Вам предоставляется сервис сдачи электронной отчетности FREDO Звіт.
Возможности данного сервиса:
-формирование регламентированной отчетности (ГНАУ, ПФУ, Статистика);
-проверка правильности заполнения и печать;
-электронная подпись документов;
-отправка отчетов в контролирующие органы;
-получение ответной корреспонденции;
-возможность сохранения на электронных носителях;
-передача данных без промежуточных файлов.
В отличие от других аналогичных программ сервис FREDO Звіт работает с большинством ключей ЭЦП, а именно: бесплатные ключи от ГНС, ИВК, УСЦ и Masterkey