"BAS Малий бізнес. Комплект на 5 користувачів" - цільовий програмний продукт для ФОП і інших невеликих бізнес-суб'єктів. Програма забезпечує зручний інструментарій для автоматизації управління, різних видів обліку, планування і контролю ефективності. Підтримка компанії "СТК-НОВА" дозволяє оперативно впровадити і почати використовувати це прикладне рішення.
Функціонал "BAS Малий бізнес. Комплект на 5 користувачів"
Ця конфігурація BAS для невеликих підприємств включає опції реєстрації господарських операцій, підготовки цифрових (екранних) і друкованих форм документів, ведення товарного асортименту, управління запасами, обліку майна і грошових коштів, кадрового обліку.
У єдиній базі даних об'єднується інформація: дані клієнтів, прибутки і збитки, персонал і зарплата, капітал і майно, що дуже зручно для підприємств малого бізнесу.
Опис функціональних можливостей програмного продукту "BAS Малий бізнес. Комплект на 5 користувачів"
"BAS Малий бізнес" – це готове рішення для управління та обліку на підприємствах малого бізнесу. У програмі реалізоване усе найнеобхідніше для оперативного обліку, контролю, аналізу і планування на підприємствах з такими напрямами діяльності, як надання послуг (сервіс), підрядні (проектні) роботи, виробництво продукції, торгівля. Рішення допомагає підвищити ефективність роботи компанії, надаючи власникам і керівникам широкий спектр інструментів для управління, а співробітникам – нові можливості для продуктивної роботи. Рішення не переобтяжене зайвою функціональністю, його можна легко настроїти на особливості організації управління та обліку в компанії – це забезпечує можливість "швидкого старту" і зручність щоденної роботи. Програма реалізована повністю на керованих формах. Це дозволяє використовувати її в режимі товстого, тонкого або web клієнта, тобто працювати з системою з будь-якої точки світу.
Функціональні можливості
Реєстрація господарських операцій і формування первинних документів господарської діяльності підприємства – торгово-закупівельних, фінансових, складських, виробничих та ін. – виконуються за допомогою зрозумілих екранних форм-аналогів паперових документів з отриманням необхідних друкованих форм.
Усі дані – в єдиній інформаційній базі:
- база клієнтів;банківські і касові операції, клієнт-банк, платіжний календар;
- розрахунки з контрагентами, персоналом;
- облік матеріалів, товарів, продукції;
- замовлення клієнтів, заказ-наряди;
- планування та облік виконання робіт і надання послуг;
- планування та облік виробничих операцій;
- планування завантаження ресурсів підприємства;
- торгові операції, у тому числі роздрібні продажі;
- облік персоналу, розрахунок заробітної плати;
- облік витрат і розрахунок собівартості;
- майно, капітал;
- доходи, витрати, прибутки і збитки;
- регламентована звітність для ФОП;
- фінансове планування (бюджетування) та ін.
Широкий спектр звітів забезпечує власникам, керівникам і співробітникам можливість швидко отримувати інформацію – в зручній для роботи та ухвалення рішень формі, з необхідною оперативністю і деталізацією.
Програма не призначена для ведення бухгалтерського і податкового обліку – для цих цілей зручно використати конфігурацію "BAS Бухгалтерія", і користуватися вивантаженням даних в це прикладне рішення.
Програму можна використовувати для декількох компаній або приватних підприємців – як незалежних, так і працюючих у рамках одного бізнесу. При зміні масштабів і структури бізнесу, підходів до управління або організації робіт програма може бути переналаштована без великих витрат часу і грошей.
Маркетинг і продажі
"BAS Малий бізнес" підтримує ведення товарного асортименту, цін і знижок підприємства, планування продажів, а також роботу з покупцями і замовниками.
У програмі автоматизовані операції з товарним асортиментом:
- реєстрація і зберігання номенклатури товарів і послуг підприємства;
- реєстрація, зберігання різних видів цін номенклатури, друк прайс-листа;
- реєстрація видів знижок і націнок;
- установка і зміна ціни, розрахунок ціни по базовому виду цін, цінам номенклатури або цінам контрагента, округлення.
У програмі підтримується:
- зберігання способу розрахунку ціни (базовий вид цін і відсоток націнки), підтримка динамічних і розрахункових цін;
- зберігання формату для виду цін номенклатури, що використовується при виведенні ціни в прайс-лист;
- зберігання інформації про користувача, що змінив ціну номенклатури.
Плани продажів можуть формуватися в натуральному і вартісному вираженні і складатися по підприємству в цілому або по окремих підрозділах. Для аналізу ефективності продажів формується план-фактний аналіз продажів по окремих підрозділах, номенклатурних групах і товарах.
Підготовка продажів і робота з клієнтами в "BAS Малий бізнес" здійснюються операціями:
- реєстрація і зберігання контактної інформації клієнтів;
- реєстрація договорів з покупцями;
- реєстрація і зберігання списку контактних осіб контрагентів та їх контактної інформації;
- реєстрація подій при взаємодії з покупцями і замовниками - вхідні і вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо;
- реєстрація замовлень покупців (замовлення фактично є специфікацією до договору, в якому відображені види товарів, робіт, терміни постачання/виконання, а також вартість);
- реєстрація замовлень-нарядів (замовлення-наряд є одночасно документом планування виконання робіт і надання послуг, а також фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних і трудових витрат);
- об'єднання замовлень покупців в проекти;
- формування графіку відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг;
- забезпечення потреби в товарах, роботах, послугах, які створюються замовленнями покупців шляхом резервування вільних залишків товарів на складах, розміщення в замовленнях постачальникам і/або замовленнях на виробництво;
- відстежування забезпечення замовлення покупця товарами, продукцією, роботами і послугами.
Документальне оформлення продажів продукції, робіт і послуг здійснюється товарними накладними або актами виконаних робіт, а також в заказах-нарядах. На підставі документів продажів формуються податкові документи.
Роздрібні продажі
"BAS Малий бізнес" може використовуватися в автоматизованих і неавтоматизованих роздрібних торгових точках. Підтримується ведення кількісно-сумового або сумового обліку. Передбачено формування необхідної звітності. Підтримується формування і друк етикеток та цінників.
Постачання і закупівлі
"BAS Малий бізнес" забезпечує підтримку процесу управління запасами підприємства.Службі постачання оперативно надається інформація для визначення і забезпечення внутрішніх і зовнішніх потреб в товарах і послугах: про наявність незабезпечених потреб в товарно-матеріальних запасах, роботах і послугах, про фактичні закупівлі, про відкриті замовлення постачальникам і замовлення на виробництво. Забезпечення потреб здійснюється резервуванням товарів у вільному залишку в місцях зберігання, а також розміщенням в замовленнях постачальникам і в замовленнях на виробництво.
Для забезпечення процесу купівель товарів, послуг і роботи з постачальниками автоматизовані операції:
- реєстрація постачальників і контактної інформації;
- зберігання цін постачальників і конкурентів, друк прайс-листа контрагента;
- зберігання виду цін, виду знижки, виду цін контрагента за договором;
- зберігання інформації про користувача, що змінив ціну номенклатури контрагента;
- реєстрація і зберігання списку контактних осіб контрагентів і їх контактної інформації;
- реєстрація подій при взаємодії з постачальниками і підрядниками – вхідні і вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо;
- оформлення замовлень постачальникам і контроль їх виконання;
- формування графіків постачань;
- розрахунок потреб в запасах, визначення дефіциту запасів, формування рекомендацій на поповнення запасів шляхом формування замовлень на виробництво або замовлень постачальникам.
Надходження товарно-матеріальних запасів на підприємство може відображатися за різними схемами:
- надходження за плату від контрагента;
- придбання підзвітною особою;
- прийом на реалізацію від комісіонера;
- отримання давальницької сировини і матеріалів в переробку.
Підтримується функція реєстрації надходження додаткових витрат на придбання товарно-матеріальних запасів.
Запаси і склад
Для ведення обліку запасів підприємства на безлічі складів передбачені наступні можливості:
- роздільний облік запасів власних товарів, матеріалів, продукції, а також товарів, прийнятих і переданих на комісію, і матеріалів, прийнятих і переданих в переробку;
- облік довільних характеристик номенклатури (колір, розмір тощо), а також партій запасів;
- облік в розрізі комірок місць зберігання (зони, стелажі, полиці тощо);
- переміщення запасів (між місцями зберігання, видача в експлуатацію і повернення з експлуатації, списання на внутрішні потреби);
- резервування запасів (облік запасів і витрат в розрізі замовлень покупців);
- використання ордерної схеми обліку запасів (прибуткові складські ордери, видаткові складські ордери);
- друк етикеток і цінників.
Підтримуються функції інвентаризації запасів і відображення результатів інвентаризації – оприбутковування і списання запасів.
Роботи, послуги, виробництво
"BAS Малий бізнес" підтримує управління процесами виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг. Управління даними про склад і технологію виконаних робіт і виготовленої продукції здійснюється за допомогою специфікацій. План-графік виробництва продукції формується замовленнями на виробництво; план-графік виконання робіт, надання послуг – замовленнями на виробництво і замовлення-нарядами. Планування завантаження ресурсів підприємства здійснюється замовленнями на виробництво і замовленнями-нарядами.
Замовлення на виробництво, що реєструються, мають наступні особливості:
- можуть бути джерелами забезпечення потреб за замовленнями покупців;
- за замовленнями на виробництво розраховується потреба в матеріалах і комплектуючих;
- у відкритих замовленнях на виробництво можуть бути розміщені потреби, утворені новими замовленнями покупців.
Конфігурація дозволяє реєструвати факт виготовлення продукції. Випуск може бути оформлений як у виробничому підрозділі, так і на складі (наприклад, фасовка, складання комплектів). Продукція числиться за структурною одиницею, що виготовила її, і може бути переміщена в іншу структурну одиницю – наприклад, на склад для подальшого продажу або в наступний цех за технологічним маршрутом. Факт виконання роботи (надання послуги) і здача її замовникові відображаються актом виконаних робіт, а також безпосередньо в замовленнях-нарядах.
Для планування робіт співробітників служать дві функції:
- відрядні наряди – використовуються для видачі завдань на виконання технологічних операцій виробничого циклу виконавцям з відрядною оплатою праці; наряди можуть бути індивідуальними і бригадними;
- завдання на роботу – використовуються для планування завантаження співробітників у рамках внутрішніх або зовнішніх проектів.
Передбачається реєстрація фактичних відомостей про виконання робіт за нарядами і завданнями. Ця інформація може бути використана надалі для розрахунку заробітної плати, а також для оцінки ефективності роботи і проведення план-фактного аналізу роботи персоналу.
Для обліку витрат підприємства і розрахунку фактичної собівартості підтримуються наступні функції:
- облік фактичних витрат ведеться в необхідних розрізах у вартісному і натуральному вимірі;
- розподіл матеріальних і нематеріальних витрат, понесених на випуск, – може бути зроблено як за вказаний період, так і на підставі конкретного документу випуску;
- регламентний розрахунок фактичної собівартості випуску при закритті періоду;
- звіт про собівартість випущеної продукції і виконаних робіт.
Реалізований простий механізм виконання робіт і надання послуг з використанням замовлень-нарядів (документів, що поєднують в собі функції замовлення покупця, рахунку на оплату, акту виконаних робіт і витратної накладної для сфери сервісних послуг).
Грошові кошти
Програма дозволяє вести облік грошових коштів, а також формувати оперативний платіжний календар. Управління грошовими коштами включає:
- облік руху грошових коштів в касі і на банківських рахунках;
- оформлення первинних документів банку та каси;
- розрахунки з підзвітними особами;
- формування платіжного календаря;
- інтеграція з системою "клієнт-банк".
Зарплата і персонал
"BAS Малий бізнес" підтримує кадровий облік персоналу, включаючи співробітників, працюючих за сумісництвом, облік робочого часу (табель) і розрахунок заробітної плати співробітників підприємства. Кадровий облік включає наступні функції:
- оформлення прийому на роботу;
- кадрове переміщення;
- звільнення персоналу.
- Можливості щодо розрахунку заробітної плати:
- розрахунок заробітної плати, податків (ПДФО) і внесків (ЄСВ) здійснюється в розрізі видів нарахувань і утримань єдиним документом "Нарахування зарплати";
- формування платіжних відомостей на виплату зарплати і авансу співробітникам;
- облік робочого часу – використовується табель обліку робочого часу, що дозволяє вести облік часу як за днями, так і зведено за період.
У розділі передбачена можливість формувати аналітичні звіти за розрахунками з персоналом, нарахуванням та утриманням співробітників.
Майно
- прийняття до обліку, зміна параметрів;
- розрахунок амортизації;
- продаж і списання.
Фінанси
У програмі "BAS Малий бізнес" реалізована можливість ведення управлінського обліку, отримання управлінського балансу, формування і аналізу фінансового результату. Для цих цілей в системі передбачений управлінський план рахунків і механізм формування управлінських проводок документів.
Завдяки наявності таких звітів, як оборотно-сальдова відомість, грошові кошти, доходи і витрати, прикладне рішення дозволяє формувати фінансову звітність за довільний період часу.
Для обліку доходів і витрат використовується метод нарахування або метод нарахування і касовий метод.
Аналітичний облік доходів і витрат методом нарахування ведеться в розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень покупців, статей (рахунків) доходів і витрат.
За даними управлінського обліку користувач дістає можливість формувати основні фінансові звіти:
- управлінський баланс;
- звіт про прибутки і збитки;
- звіт про рух грошових коштів.
- прогнозний баланс;
- бюджет прибутків і збитків;
- бюджет руху грошових коштів.
Також в розділі передбачені засоби для нарахування податків, введення і розподілу інших витрат, виклик процедури закриття місяця.
Для контролю діяльності підприємства з боку керівника призначений "Монітор керівника", в якому зведені основні показники:
- залишки грошових коштів на рахунках і в касах підприємства;
- дебіторська заборгованість – загальна, прострочена;
- кредиторська заборгованість – загальна, прострочена;
- прибутки і збитки;
- прострочені зобов'язання перед покупцями і замовниками за відвантаженням товарів і наданню послуг;
- прострочені зобов'язання постачальників і підрядників за постачання товарів і надання послуг.
-
загальні показники: продажі, доходи і витрати, стан обігових коштів (грошових коштів, запасів і дебіторської заборгованості);
- грошові кошти: залишки і рух грошових коштів в розрізі статей, за період;
- дебіторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за строками боргу;
- кредиторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за строками боргу.
Аналітичні звіти
Аналітичні звіти дозволяють отримувати інформацію в усіх розрізах обліку. Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації, параметри групування і критерії відбору даних в звітах відповідно до специфіки вирішуваних завдань, а також зберігати власні налаштування звітів.
Налаштування параметрів обліку
В процесі налаштування здійснюється:
- реєстрація інформації по організаціях підприємства;
- реєстрація структури підприємства – підрозділів, складів;
- налаштування параметрів обліку;
- налаштування сервісних функцій;
- введення початкових даних за розділами обліку.
"Помічник початку роботи" спрощує початок роботи з системою. З його допомогою користувач, переходячи від етапу до етапу, може заповнити облікові дані, ввести залишки на початок роботи і виконати основні налаштування програми. Є можливість відключення розділів обліку, які не використовуються на підприємстві, наприклад, облік зарплати або виробництва.
