Електронний документообіг-це просто і зручно

27 Березня 2020

Новости

Теки, стопки, архіви. Усі ми втомилися від паперу. І прагнемо до того, щоб паперових документів ставало усе менше. Ми хочемо, щоб і наша, і ваша робота стала простіша. Щоб акти і рахунки-фактури приходили вмить.

Компанія СТК-НОВА пропонує Вам впровадити електронний документообіг з клієнтами.

Фахівці компанії допоможуть встановити, настроїти будь-яку з вибраних програм для Електронного документообігу:

М.Е.Doc ЕДО:

Не інтегрований в BAS.
Призначений для обміну документами з контрагентами в електронному вигляді (понад 50 первинних документів в місяць).
Працює на ОС Windows.

ДОКМЕН.PNG

FREDO ДокМен:

Інтегрований в BAS.
Для простого документообігу в невеликих компаніях.
Працює на ОС Windows.

FlyDoc:

Обмін електронними документами безпосередньо з програм для автоматизації бізнесу через сервер обміну електронними документами ПТАХ.
Інтегрується в BAS.
Для середніх і великих компаній із складним документообігом.
Працює у будь-якій операційній системі (Microsoft Windows, Linux, Mac OS X) і базі даних (Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database)

Як працює ЕДО?

Усі ці сервіси працюють через спільну платформу ПТАХ. Якщо Ви відправили свій документ через М.Е.Doc ЕДО, FREDO ДокМен або FlyDoc, то Ваш контрагент зможе його отримати у будь-який з цих сервісів.

Розглянемо обмін первинними документами на прикладі контрагента "А" і контрагента "Б".

1. Контрагент "А" створює необхідний документ в програмі (М.Е.Doc ЕДО, FREDO ДокМен або FlyDoc) або імпортує з програми BAS. Документ автоматично перевіряється за допомогою вбудованих алгоритмів перевірки і зберігається у базі даних програми M.E.Doc, FREDO ДокМен (окрім FlyDoc тому, що це сервіс вбудовується в BAS). Далі його можна підписати електронним цифровим підписом і відправити контрагентові "Б".

При прийомі документу контрагентом "Б" автоматично генерується і відсилається контрагентові "А" звіт про доставку документу.

2. Отримавши електронний документ, контрагент "Б" може:

"Затвердити документ" - вибирається за умови, що отриманий документ не містить помилок і повністю влаштовує контрагента "Б" (при цьому відправнику документу, тобто контрагентові "А", буде автоматично відправлено повідомлення про підтвердження документу).
"Відмовити у прийомі" - вибирається за наявності в документі помилок. В цьому випадку необхідно вказати причину відхилення документу. Контрагентові "А" буде автоматично відправлено повідомлення про відхилення документу з вказівкою причини відмови.

ЕДО.png

Електронний документообіг в M.E.Doc

1 Крок: Відкриваємо розділ Первинні документи/Реєстр первинних документів

2 Крок: Натискаємо Створити/Первинний документ

Медок 2.PNG

3 Крок: Відкриється вікно вибору усіх доступних документів. Виберемо, наприклад, Рахунок-фактура і натиснемо Створити.

Медок 3.PNG

4 Крок: Заповнюємо документ

Медок 4.PNG

5 Крок: Підписуємо документ

Медок 5.PNG Медок 6.PNG Медок 7.PNG

6 Крок: Відправляємо документ контрагенту

Медок 8.PNG

Медок 9.PNG

Якщо у Вас вже є M.E. Doc і BAS:

Досить придбати M.E.Doc Модуль "Інтеграція з обліковими системами" - допоможе відразу завантажувати дані в BAS.
М.Е.Dос.Інтеграція - це модуль, який забезпечує правильну передачу даних між усіма відомими обліковими системами і полегшує щоденну роботу бухгалтера.

Переваги модуля Інтеграція з обліковими системами від M.E.Doc

Уміє: передавати і приймати первинні документи.
Працює: з усіма бухгалтерськими системами.
Допомагає: автоматично переносити регламентовану звітність.
Дозволяє: імпортувати податкові накладні групами.
Переносить: будь-які дані з Вашої облікової системи в M.E.Doc.

Електронний документообіг з FREDO ДокМен

Переваги використання сервісу FREDO ДокМен:

Пряма інтеграція з типовими конфігураціями систем автоматизації бізнесу (BAS, UA - Бюджет).
Обмін між контрагентами рахунками, актами виконаних робіт і товарними накладними безпосередньо з конфігурацій.
Підпис, шифрування і відправка документів контрагентам - користувачам, які використовують сервіс FREDO ДокМен, M.E.Doc, СОТА, FlyDoc через платформу ПТАХ.
Можливість роботи в мережевому варіанті.
Простота і зручність у використанні.

Якщо у Вас є програма BAS і невеликий документообіг (до 50 документів в місяць) - FREDO Докмен Вам підійде. FREDO Докмен вже вбудований в програми BAS.

Розглянемо ЕДО з FREDO ДокМен покроково:

1 Крок: Модуль Реєстр первинних документів розташований в розділі Звітність.

ДокМен 1.png

2 Крок: На панелі інструментів натисніть кнопку Створити - Первинний документ.

ДокМен 2.gif

Відкриється вікно Створення звіту, яке містить перелік шаблонів первинних документів, - рахунків, товарних накладних, актів виконаних робіт.

ДокМен 4.gif

3 Крок: В окремому вікні відкриється бланк документу, який треба заповнити.

Шаблони первинних документів створені розробником програми. Поля, доступні для заповнення, виділені жовтим кольором. При відкритті шаблону заповнюються поля даними з картки установи - назва, код ЕДРПОУ, реквізити банківського рахунку, адреса. Для спрощення заповнення інших полів підключені довідники - контрагентів, номенклатури, співробітників.

ДокМен 5.gif

4 Крок: Підписати і відправити документ

При виконанні команди Передати на підпис, Підписати чи Відправити, для первинного документу знадобиться наявність комплектів ЕЦП.

Відправити первинний документ контрагентові можливо з вікна відкритого документу - командою Файл Відправити або натиснути на кнопку Відправити на панелі інструментів.

ДокМен _отправка.png

Як завантажити документи з FREDO ДокМен в BAS?

Завантаження вхідних первинних документів відбувається при натисненні на кнопку "Завантажити документи" у нижній панелі обробки "Завантаження вхідних первинних документів з "FREDO ДокМен""

Загр ДокМен 11025.png

Після натиснення на кнопку "Завантажити документи з FREDO ДокМен" будуть автоматично сформовані документи "Рахунок на оплату постачальника". Відкрити сформований документ можна безпосередньо з обробки, натиснувши на документ в колонці "Посилання"

Завантаження з Докмен.png

У сформованому документі "Рахунок на оплату постачальника" автоматично заповниться контрагент, колонка "Найменування постачальника" і суми по рахунку. У колонці "Найменування постачальника" відображається те найменування товару, яке вказане в рахунку постачальника. Далі необхідно вручну заповнити колонку "Номенклатура", вказавши в ній найменування з довідника "Номенклатура", яке відповідає найменуванню номенклатури постачальника.

FlyDoc - електронний документообіг не виходячи з BAS

Програма FlyDoc - сервіс обміну електронними документами, який дозволяє організувати відправку і прийом електронних документовосуществлять підтвердження або відхилення документів з використанням електронних квитанцій безпосередньо з бухгалтерської або управлінської бази.

Функціональні можливості FlyDoc:

створення електронних документів на основі облікових документів;
створення облікових документів на основі вхідних електронних документів;
підписання, відправлення, узгодження і відхилення документів безпосередньо з облікової системи;
використання засобів електронного цифрового підпису (ЕП) для підписання електронних документів;
групове підписання і відправлення документів;
перевірка сертифікатів і встановлення відмітки часу при підписанні документу;
автоматичний прийом вхідних повідомлень і відправлення документів;
підписання документу з перевіркою сертифікатів і накладенням відмітки часу;
відображення факсиміле на електронних документах;
відображення невідповідності в облікових документах і електронних документах.

1 Крок: Відкриваємо робочий стіл FlyDoc - інтерфейс області для роботи з документами

ФлайДок 1.PNG

1 - меню для налаштування роботи підсистеми;
2 - область для роботи з документами;
3 - журнал подій по роботі з документами;
4 - область відображення службових повідомлень, які інформують про усі дії користувача в програмі успішно виконані операції помилки і тому подібне;
5 - область для створення фільтрів відображення документів;
6 - область для створення запитів і перегляду витримок відносно реєстраційного ліміту ДПС;
7 - область відображення повідомлень за документами.

2 Крок: Створення і відправка документу в підсистемі FlyDoc

Для створення документу в меню програми BAS виберіть Продаж - Реалізація товарів і послуг. Відкриється вікно для створення документу :

ФлайДок 2.PNG

3 Крок: Натисніть Додати і виберіть вид операції для документу. Буде створений новий обліковий документ:

ФлайДок 3.PNG

Натисніть кнопку Оновити на робочому столі FlyDoc. Документ відіб'ється в таблиці:

ФлайДок 4.PNG

Щоб переглянути документ - натисніть 2 рази лівою кнопкою миші на рядку документу чи виберіть документ в списку і натисніть кнопку Відкрити:

ФлайДок 5.PNG

До електронного документу можливо додавати вкладення - файли будь-якого формату (наприклад, txt, rtf, doc, pdf, jpeg і тому подібне). До електронного документу можливо прикріпити 3 вкладення загальним розміром не більше 20 Мб.

ФлайДок 6.PNG

4 Крок: Підписуємо і відправляємо документ: виберіть в таблиці початковий обліковий документ (чи декілька документів) і натисніть Підписати і відправити

ФлайДок 7.PNG

Документ відправлений контрагентові.

Якщо у вас залишилися питання, будь ласка, звертайтеся за телефонами, які вказані нижче :

(057)754-77-00
(098)514-77-78
(093)214-77-78
(050)714-77-78
(050)174-77-78

Поставте консультантові будь-яке питання, що цікавить Вас, заповнивши форму!

Замовити послугу

FAQ

Есть готовое решение - M.E.DOC Модуль Интеграции со всеми видами учетных систем стоимостью 750 грн/год.

Бесплатно. Уже интегрирована в основные решения.

Интеграция FlyDoc с программами BAS от 1760 грн

Якою буде вартість установки одного виду документів, щоб на підставі облікового документа можна було створити електронний документ?

1520-2280 грн. В зависимости от сложности вида документа для Flydoc.

3040 - 3800 грн для FREDO ДокМен. И нужно будет снимать конфигурацию с автоматической поддержки.

Якою буде вартість установки одного виду документа, щоб на підставі електронного документа можна було створити обліковий документ?

1760 - 2640 грн. В зависимости от сложности вида документа для Flydoc.

Бесплатно для FREDO ДокМен, если форматы документов у контрагентов совпадают.
3520 - 4400 грн для FREDO ДокМен, если форматы не совпадают. И нужно будет снимать конфигурацию с автоматической поддержки.

Яку систему електронного документообігу краще вибрати?

Нет однозначного ответа - мы для себя выбрали Flydoc, чтобы не использовать промежуточные базы при обмене документами с контрагентами. М. E. Doc и FREDO Звіт используем для сдачи регламентированной отчетности. И создавать и подписывать документы можно сразу в BAS.

FREDO ДокМен интересен тем, что он уже интегрирован в основные программы. Но обмен предполагает, что у контрагента также документы отправляются через BAS и используется типовой шаблон. В ином случае, необходимо будет выполнять доработку загрузки. И в качестве системы сдачи электронной отчетности должен быть установлен FREDO Звіт. Создавать документы необходимо в BAS. Подписывать во FREDO ДокМен.

М. E. Doc. Модуль ЭДО интересен будет тем, у кого уже установлен М. E. Doc. Очень приятный и красивый интерфейс. Создавать документы необходимо в BAS. Подписывать в М. E. Doc. Если у контрагентов форматы обменов совпадают, то настраивается все быстро за 10 минут.

Що таке FREDO Звіт, як скористатися цим сервісом?

В рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС) Вам предоставляется сервис сдачи электронной отчетности FREDO Звіт.
Возможности данного сервиса:
-формирование регламентированной отчетности (ГНАУ, ПФУ, Статистика);
-проверка правильности заполнения и печать;
-электронная подпись документов;
-отправка отчетов в контролирующие органы;
-получение ответной корреспонденции;
-возможность сохранения на электронных носителях;
-передача данных без промежуточных файлов.
В отличие от других аналогичных программ сервис FREDO Звіт работает с большинством ключей ЭЦП, а именно: бесплатные ключи от ГНС, ИВК, УСЦ и Masterkey